Référentiel CNIL pour définir les durées de conservation des données RH

Article du 15 avril 2026

La CNIL a publié le 2 avril 2026 un référentiel pour aider à déterminer combien de temps conserver les données RH (salariés, candidats, etc.).

Ce référentiel a un double objectif :

• aider les employeurs, DPO, référents RGPD, directions des systèmes d’information et les services RH à fixer des durées de conservation.
• clarifier une question souvent complexe en distinguant :
  • les durées obligatoires (légales ou réglementaires),
  • les durées recommandées (bonnes pratiques CNIL).

Le référentiel, présenté sous forme de tableaux, est structuré en 10 domaines RH :

• le recrutement ;
• la gestion administrative du personnel ;
• la gestion des rémunérations ;
• la sécurisation des biens et des personnes ;
• la gestion des véhicules professionnels ;
• l’écoute et l’enregistrement des conversations téléphoniques sur le lieu de travail ;
• la gestion des relations collectives de travail ;
• la gestion des accidents du travail ;
• la gestion du contentieux et du précontentieux ;
• la gestion des alertes professionnelles.

Pour chaque type de données, la CNIL distingue :

• durée en base active : pendant laquelle les données sont directement utilisées ou accessibles par les services en charge de leur traitement,
• durée d’archivage intermédiaire : pendant laquelle les données ne sont plus utilisées pour atteindre l’objectif fixé mais présentent encore un intérêt administratif ou répondent à une obligation légale de conservation.

Ce référentiel est un outil opérationnel pour se conformer au RGPD. Néanmoins, il n’est pas exhaustif : indépendamment des obligations posées par le code du travail ou le code de la sécurité sociale, des dispositions spécifiques obligatoires peuvent, dans d’autres secteurs, trouver à s’appliquer (code général des impôts, code de la route, code de la sécurité intérieure, etc.).

Enfin, il convient toujours de vérifier le fondement juridique indiqué pour s’assurer qu’il correspond à sa propre situation.

Cnil, Référentiel « Les durées de conservation des données à caractère personnel », 2 avr. 2026